"Dej blbci funkci a vymyslí lejstro". Tohle se říkalo za starých (ne vždy dobrých) časů a dnes to můžeme parafrázovat jako "Dej blbci funkci a vymyslí excelovou tabulku". To docela pozitivně nasvědčuje skutečnosti, že jsme se v oblasti digitalizace významně posunuli. Otázkou však je, kam. Klíčové je zde totiž to, co si pod pojmem „digitalizace“ každý z nás představuje.
Není digitalizace jako digitalizace
Když jsme začali digitalizovat, pro všechny to znamenalo převod analogových dokumentů do digitální podoby. Nebo chcete-li, převod "do počítače", do světa, kam se postupně stěhujeme s fotkami, hudbou, filmy, fakturami, účetními i neúčetními dokumenty. Postupně však zjišťujeme, že jsme v některých případech žádné efektivity ani výhody nedosáhli a s ohledem na duševní zdraví a celodenní práci u monitorů jsme se dostali spíš do nevýhody. Dříve jsme vyplnili papírový formulář, dostali jsme razítko a formuláře jsme předali na příslušné osoby. Dnes jsme mnohdy v situaci, že znovu vyplňujeme formulář, ale v počítači, a to ve formě takřka vizuálně shodné s daným dokumentem. To svědčí mj. o tom, že celá řada lidí a uživatelů počítačů nevnímá možné benefity a přednosti, které digitální svět přináší.
Typickým příkladem může být elektronický podpis a jeho využívání v každodenním životě, například smluvním. Stále se mi opakují příběhy a situace podobné této: e-mailem dostávám návrh smlouvy, k tomu doplňující dokumenty, např. osobní dotazník a to přesto, že se jedná o třetí rok jednorázové aktivity u příslušné instituce. K tomu obdržím také jednoduchý pokyn: "vytiskněte, vyplňte a podepište! Poté naskenujte a pošlete e-mailem zpět. Papírový originál vložte do obálky a doporučenou poštou pošlete zpět". Připadá vám to neuvěřitelné? Není to žádný výmysl, ale holá životní zkušenost. A existence elektronického podpisu je ignorována.
I přesto však najdeme obrovské množství situací, kdy je digitalizace smysluplná, úspěšná, efektivní a prospěšná, a to tam, kde byla někým pochopena, správně uchopena a přivedena do života. Zmínit můžeme například procesy, jejichž digitalizováním jsme zkrátili dobu nebo zapsaná data, která ve spojení s jinými daty vytvoří rychle dostupnou a přesnou informaci. Pakliže ve svých počátcích měla digitalizace jednoduchou podobu převodu papíru do počítače, dnes můžeme za vyšší formu digitalizace považovat převod papíru na data, ze kterých můžeme tvořit informace.
Digitalizace ve Facility managementu
I Facility management, resp. jednotlivé FM služby a jejich řízení je díky digitalizaci více efektivní než v minulosti. Před mnoha lety jsem byl na zakázce u jejího představitele a provozního manažera analyzovat aktuální řízení procesů správy a údržby jemu svěřených objektů s cílem navrhnout řešení konkrétní SW podpory. Už v době, kdy v každém počítači "vládla“ excelová tabulka, byste nečekali použití prostého textového editoru a už vůbec ne to, s čím jsem se setkal zde: školní papírový sešit formátu A5 s popsanými stránkami požadavků, kdy prosté škrtnutí řádku představovalo jeho vyřešení. K tomu bylo jednoduše zapsané datum a text požadavku z telefonátu. Ne z e-mailové pošty! Tu klient nepotřeboval. Měsíční uzávěrku pak představovala tlustá čára za tím požadavkem, který byl vyřešen příslušném měsíci jako poslední. V tomto případě se mi tvořil návrh nasazení vhodného SW velmi snadno. Horší to bylo s přijetím tohoto SW danou osobou.
Doba však významně pokročila a já jsem bytostně přesvědčen, že s takovými nástroji se dnes určitě nepracuje. Pokud zrovna není k dispozici informační systém, přece jen přichází řada na excelovou tabulku, která dle způsobu zápisu dat umožňuje s daty pracovat, tato data třídit a filtrovat a získávat z nich požadované informace.
Naším digitalizačním cílem již dávno není forma tabulek, ale databází v podobě informačních systémů. Označujeme je různě a principiálně je jedno, jestli jim přidělíme zkratku CAFM nebo CMMS nebo EAM či jiné. Naším cílem jsou nejen statická data o objektech a prvcích, která bývají tím primárním, co o stavebních objektech evidujeme. Naším cílem by měla být především digitalizace procesů, digitální stopa o činnostech a aktivitách, kterými jsme příslušnou FM službu zrealizovali. Čím víc jsme při ní zachytili a uložili dat, tím detailnější, a především přesnější informace můžeme poskytovat. Těmito daty jsou zejména:
- data nejen o vzniku a uzavření procesu, ale i o dílčích etapách, kdy a jak byl proces průběžně řešen. Data z nastaveného workflow, kterým se proces řídil…
- data o osobách, které se k procesu vztahují, požadavek zadali nebo jej řeší či se podílí na některé z jeho částí…
- data o objektech a prvcích, kterých se proces týkal či se k nim alespoň částí vztahoval…
- data o zdrojích, které byly použity při jeho vyřešení…
- data o dalších souvztažných účetních či kontrolních datech z příslušného SW nástroje či jiné externí aplikace…
- data o dokumentech, fotografiích a dalších elektronických záznamech, které byly k vyřešení využity nebo při procesu vznikly…
- …a mnohé další
Některá tato data s sebou nesou další související data, například kontakty osob, popisná data prvků a jejich vlastností, klasifikační a referenční kódy a označování nejen těchto prvků, ale i konkrétního procesu také data a informace o subjektech, kterých se proces týká. Z oblasti ekonomické pak souvztažná data účetních dimenzí a v neposlední řadě celou škálu číselníkových hodnot typů, druhů, modelů, výrobních řad, indexů všeho možného atd.
Zaznamenávání všech možných dat v textové, numerické, alfanumerické či datumové podobě s sebou s digitalizací přináší vysokou formu standardizace vybraných procesů. Tu však nelze svázat tak, jako máme svázána data účetní a ekonomická. Zde jsme vymezeni účetními a daňovými zákony, a to nejen v celostátní, ale i mezinárodní rovině. Facility management a řízení FM procesů a služeb však takováto omezení nemá, a přestože již dnes disponujeme celou řadou FM norem, ISO norem, klasifikačních systémů a dílčích legislativních předpisů (zejména v oblasti bezpečnosti budov a jejich uživatelů), je realizace FM služeb svým způsobem dílem "lidové tvořivosti" a přeměnou letitých zkušeností realizátorů do své vlastní praxe. Bytostně jsem prožil fúzi několika různých společností poskytujících FM služby do jedné velké společnosti, dnes významného poskytovatele FM služeb a Facility managementu. Tvořit nastavení SW nástroje v podobě CAFM systému se spoustou lidí různých společností s různou mírou digitalizace, o které se bavíme, naučí člověka jisté kreativitě, kterou CAFM systémy disponují. Současně však také vzniká potřeba tvorby jasných standardů a sjednocování digitalizace do té nejefektivnější a nejjednodušší formy, která člověka zbaví "otravného" zadávání dat, které předmětná úroveň digitalizace vyžaduje. Nejvyšší úrovní digitalizace se tak stává maximální automatizace při tvorbě dat výše uvedené digitální stopy a vyžití všech šablon, předpisů a konfigurace systému, kterému stačí "napovědět" některými základními atributy procesu (požadavku). Navíc celou řadu dat již můžeme doplnit automaticky. Automatismů najdeme v
CAFM systémech celou řadu a jejich popis by stačil na další článek stejného rozsahu jako je tento.
Digitalizace a člověk
Ať chceme, nebo nechceme, svou významnou roli na poli digitalizace FM procesů sehrává, a bez ohledu na dnešní vývoj AI, sehrávat bude člověk – uživatel systému a tvořitel dat. Na jeho vyspělosti a digitalizační kompetenci záleží volba vhodné formy a úrovně digitalizace, a to bez ohledu na konkrétní potřeby a cíle organizace či společnosti. S žádnou světobornou digitalizací svět nedobudeme bez kompetentních a vzdělaných lidí právě v tomto oboru. Zkušenosti každého z nás s digitalizací státu jsou různé a popisovat své zkušenosti s úřady, které vyžadují osobní návštěvu i přesto, že jste svůj požadavek zaevidovali v jeho digitálním nástroji, by vystačily na další článek. Problémem není příslušný nástroj, ale nevzdělaný a nezkušený člověk. Máme-li se tedy i v segmentu FM služeb dostat na nejvyšší formu digitalizace, potřebujeme také pracovníky s vysokou digitální gramotností. Tou dnes rozhodně není vynikající znalost funkcí a práce s excelovými tabulkami. Bezesporu se hodí, ale jedním z cílů aktuálně nejvyšší formy digitalizace FM je zbavit lidi tabulek a naučit je práci s přehledy a reporty v databázové podobě. Jak je to někdy obtížné, až nepřekonatelné vím moc dobře. Pro některé jedince může být naučit se pracovat s tabulkami téměř nemožné. Přitom vhodný SW nástroj (pro FM ideálně CAFM systém), postavený nad databázovými daty zdaleka převyšuje hranice a omezení, která tabulkové přehledy mají.
Digitalizace v osobním životě
A právě proto, že při své každodenní práci využíváme různé stupně digitalizace, přivádí to některé profese k sezení u monitorů počítačů celý den. Nezapomínejme proto i na stinnou odvrácenou tvář digitalizace, která se vyvíjí významně rychleji, než náš život a Homo Informaticus v nás! Je-li naším zaměstnáním právě práce s počítači či podobnými technologiemi, jejichž součástí je digitalizace, a chceme-li si zachovat své duševní zdraví, nedigitalizujme i svůj osobní život. Stále jsem předplatitelem a odběratelem tištěných novin a mám raději na cesty časopis než odborné články v digitálním prostředí svého mobilu. Upřednostním prima knihu a ke starým fotografiím se vracím raději v rodinném albu nebo tištěné fotoknize než listováním tisíců a tisíců fotek ve svém počítači. Za 35 let práce u počítače vím, o čem mluvím.
Jan Talášek
CAFM manažer a lektor